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06.03.2012

Outsourcing: Den Einkauf vorher einbinden

Angesichts zunehmenden Wettbewerbsdrucks wird Outsourcing für immer mehr Unternehmen zum wichtigen Thema. Welche Rolle der Einkauf dabei spielt, darüber sprach Beschaffung-aktuell-Chefredakteur Daniel Zabota mit Daniel Kreienbrink, Partner bei der Einkaufsberatung Kerkhoff Consulting, und Andreas Pasing-Husemann, Mitarbeiter der Geschäftsentwicklung bei der BUW Unternehmensgruppe, die gerade eine Studie zu dem Thema vorgelegt haben.

 
 

Beschaffung aktuell: Warum wird das Thema „Outsourcing“ immer wichtiger?
Andreas Pasing-Husemann: In erster Linie geht es um Wettbewerbsvorteile in einem immer globaler werdenden Markt. Unternehmen müssen heute besonders kostengünstig agieren, um im Wettbewerb bleiben zu können. Gemeinsam mit Kerkhoff Consulting haben wir 150 Unternehmen aller Branchen mit einem Jahresumsatz von mehr als 50 Millionen Euro befragt. Von ihnen gaben 87 Prozent an, Prozesskosten mittels Outsourcing reduzieren zu wollen. Vier von fünf Unternehmen wollen dadurch in Zukunft flexibler sein.
Oliver Kreienbrink: Durch Outsourcing haben Unternehmen die Möglichkeit, Unternehmensbereiche auszugliedern, die nicht direkt zum Unternehmenserfolg beitragen, um sich somit auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Für alle anderen Bereiche gibt es spezialisierte Unternehmen, die die Erfahrung mitbringen, optimale Qualität zu günstigen Kostenstrukturen zu liefern.

Beschaffung aktuell: Was wird denn outgesourct?
Pasing-Husemann: Laut unserer Studie wollen 95 Prozent der befragten Unternehmen in den nächsten fünf Jahren das Facility Management nicht mehr intern durchführen lassen, und immerhin 86 Prozent streben die Zusammenarbeit mit externen Sicherheitsdiensten an. Die Telekommunikation soll bei 73 Prozent der Befragten outgesourct werden, die Logistik bei zwei Dritteln. Die Hälfte möchte sich von einer internen IT-Abteilung verabschieden. Und immerhin zwei von fünf befragten Unternehmen wollen in den nächsten fünf Jahren das Personal- sowie das Rechnungswesen in fremde Hände legen.

Beschaffung aktuell: Welche Arten von Outsourcing gibt es?
Pasing-Husemann: Von unternehmensinternen Kooperationen spricht man, wenn innerhalb des Konzerns bestimmte Aufgabenbereiche an andere Betriebe abgegeben werden oder eine Ausgründung bestimmter Bereiche in ein eigenes Unternehmen erfolgt, aber auch bei einer Fremdvergabe im eigenen Betrieb, zum Beispiel Leiharbeit. Als unternehmensexterne Kooperation bezeichnet man die Vergabe von Aufgabenbereichen an Fremdfirmen.
Kreienbrink: Letzteres kann dann international stattfinden. Die Studie zeigt jedoch, dass sich 80% der Unternehmen bei ihren Outsourcing-Maßnahmen auf den deutschsprachigen Raum konzentrieren. Outsourcing ins Ausland kann zu erheblichen Kostenvorteilen führen, verlangt aber intensive Vorbereitung und ein gutes Qualitätsmanagement.

Beschaffung aktuell: Aber nicht nur wenn international outgesourct wird, sind viele Unternehmen zurückhaltend – und das trotz der Vorteile, die Sie nennen. Wie geht das zusammen?
Kreienbrink: In der Studie sehen wir, dass 86 Prozent der Befragten Kostensteigerungen befürchten und daher keine Outsourcing-Maßnahmen einleiten. Neun von zehn Unternehmen erwarten Qualitätsprobleme, über vier Fünftel haben Angst vor einem erhöhten Kontrollaufwand. Viele Unternehmen scheuen den Aufwand, den ein Outsourcing-Projekt mit sich bringen kann.
Pasing-Husemann: Die Studie hat gezeigt, dass Unternehmen nur dann mit ihren Outsourcing-Entscheidungen zufrieden sind, wenn sie den Prozess von der Idee bis zur Umsetzung detailliert vorbereitet haben. Wenn ein Outsourcing-Prozess erfolgreich sein soll, dann sollte der Auftraggeber in erster Linie viel Zeit und Sorgfalt in die Planung seines Projekts investieren. Es empfiehlt sich hierbei ein klar definiertes System zur Bewertung von Dienstleistungen.

Beschaffung aktuell: Inwieweit ist der Einkauf in die Outsourcing-Aktivitäten eingebunden?
Kreienbrink: 91 Prozent der befragten Unternehmen halten die Einbindung der Einkaufsabteilung als unterstützende Abteilung in den Outsourcing-Prozess für wichtig oder sehr wichtig. Und das ist auch richtig so. Dennoch zeigt die Realität: Einkaufsabteilungen sind zwar meist auf operativer Ebene involviert, jedoch weniger, wenn es um die strategische Ausrichtung geht. Dabei könnten durch frühzeitigen Einbezug des Einkaufs und die Nutzung von Einkaufsmaßnahmen wie die Erstellung von Ausschreibungen und Spezifikationen, die Bewertung der Dienstleister, taktische Verhandlungen und schließlich die Vergabe die Kosten signifikant reduziert werden.
Pasing-Husemann:  Letztendlich kann Outsourcing nur dann erfolgreich sein, wenn der Einkauf von Beginn an in den Prozess involviert ist,. Diesen Zusammenhang können wir eindeutig aus den erhobenen Daten ablesen. Allerdings scheint diese Abhängigkeit noch längst nicht allen Verantwortlichen klar zu sein. Wie es scheint, entwickeln viele Unternehmen erst jetzt das richtige Gespür dafür.

Beschaffung aktuell: Wie sieht es denn mit dem Outsourcing des Einkaufs selbst aus?
Kreienbrink: 93 Prozent der Befragten nennen den Einkauf als wichtige Abteilung im Unternehmen, die nicht outgesourct werden sollte. Damit liegt dieser zusammen mit dem Vertrieb auf dem ersten Platz. Nur ein Fünftel der befragten Unternehmen hat bereits einmal den Einkauf outgesourct. Gründe dafür waren in erster Linie die Erhöhung von Transparenz und die Reduktion der Prozessschritte. Viele Unternehmen haben einfach keine ausreichend große Einkaufsmannschaft, um operativ wie strategisch alle Bereiche zufriedenstellend abzudecken. Wenn Teile des Einkaufs outgesourct werden, handelt es sich in vielen Fällen um die Beschaffung von indirektem Material. Dazu gehören Material und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Produkt des Unternehmens einfließen, wie zum Beispiel Büromaterial, Verbrauchsmaterial oder Dienstleistungen. So kann sich die Einkaufsmannschaft auf die Beschaffung von Produkten konzentrieren, die direkt zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Beschaffung aktuell: Was raten Sie Unternehmen?
Kreienbrink:  Das Outsourcen von bestimmten Teilen des Einkaufs kann sinnvoll sein. Bevor aber eine solche Entscheidung getroffen wird, wäre es ratsam, zunächst eine interne Einkaufs- und Supply-Chain-Optimierung durchzuführen und Prozesse aufzusetzen.

Beschaffung aktuell: Vielen Dank für das Gespräch.