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06.05.2011

Größere Brötchen backen

E-Procurement senkt die Kosten für den Beschaffungsprozess

Brot und Brezeln verkaufen sich nicht von selbst. Sie müssen erst hergestellt werden. Damit es beim Nachschub keine Probleme gibt, ist eine zuverlässige Organisation notwendig. Dafür ist in erster Linie der Einkauf zuständig. Sobald eine Fachabteilung des Großbäckers Lieken Produkte für die Instandhaltung, Reparatur oder das operative Geschäft anfordert, ist Jost H. Buthmann gefragt. Der Leiter Zentraleinkauf und seine Mitarbeiter suchen die Wunschlisten der Mitarbeiter in dem Heuer Business Catalog unter mehr als 850.000 Artikeln in 60 Katalogen ab. Mit Hilfe der an das SAPSystem angedockten E-Procurement-Lösung werden die Katalogdaten von den zentralen Einkäufern, die unternehmensweit auf einzelne Warengruppen spezialisiert sind, geordert und freigegeben. Die Besteller in den Fachabteilungen können sie im Anschluss abrufen. „Über den strategisch gebündelten Bedarf unserer Betriebsstätten erzielen wir im Einkauf Einsparungen in der Beschaffung“, sagt Buthmann. Zumindest so viel, dass sie die Kosten für das neue System rechtfertigen und zusätzliche Umsätze bringen.

Kurzer Prozess
Wenn es nach den Anbietern von elektronischen Beschaffungssystemen geht, ist alles ganz einfach. Schon lange haben nach deren Auffassung beim betrieblichen Einkauf von Waren oder Dienstleistungen Notizzettel, Kugelschreiber und Telefon ausgedient. An ihrer Stelle ordnet ein durchgängig elektronischer Ablauf am Arbeitsplatzrechner die Daten. Mit einem katalogbasierten System und Zugang zum Web lassen sich die Angebote einzelner Lieferanten finden. Wem das nicht ausreicht, der kann sich auch auf elektronische Marktplätze einloggen. Da stellen gleich mehrere Anbieter ihre Produkte oder Dienstleistungen zur Schau. Die Perfektion in der E-Beschaffung ist - wie bei Lieken - ein eigenes Einkaufssystem mit mehreren Lieferantenkatalogen. Das aber lohnt sich erst für sehr große Beschaffungsmengen von einigen Tausend Stück. Programme im High-End-Bereich können schon maI 2.000 Euro Lizenzgebühr pro Monat kosten. Weniger anspruchsvolle Programme sind für einen Komplettpreis von 3.000 Euro zu haben, preiswerter sind Mietprodukte, die monatlich mit 99 Euro zu Buche schlagen.

Suchen und finden

Gemeinsam ist allen Plattformen, dass sich auf ihnen neue und günstigere Anbieter im Web erschließen lassen. Im Bereich der A-Artikel können auch kleinere Unternehmen mit geringeren Stückzahlen durch den Vergleich der Angebote Preisvorteile erzielen - aber nur dann, wenn keine langfristigen Bindungen an bestimmte Lieferanten bestehen müssen. Dabei macht der Anteil des Einkaufspreises macht hier mit 95 bis 99 Prozent den Löwenanteil an den Gesamtkosten aus. Der Aufwand für den Beschaffungsprozess ist mit 1 Prozent vernachlässigbar. Anders ist das Verhältnis bei B- und C-Teilen. Hier rentieren sich elektronischen Verzeichnisse für größere Bestellmengen. Bei den Verbrauchsartikeln fällt der Aufwand für den herkömmlichen Beschaffungsprozess mit einem Anteil von bis zu 80 Prozent an den Gesamtkosten für den Einkauf am höchsten aus. Die Suche nach günstigen Kleinteilen wie Druckerpapier oder Toner nervt Einkaufsmitarbeiter durch den hohen Zeitaufwand.

Da kommt ein E-Procurementprogramm gerade recht. „Das ist ein neuer Hype, weil viele Unternehmen ihre Verwaltungsprozesse schneller durchziehen wollen“, sagt Oliver Kreienbrink, Partner und Leiter Wissensmanagement bei Kerkhoff Consulting. Vor allem in großen Unternehmen sind solche Lösungen weit verbreitet. Allein schon durch den zentralisierten Einkauf gewinnen Unternehmen reichlich Rationalisierungspotential. Dank der Softwarelösungen blicken die Einkaufsmanager voll durch bei den Lieferantenpreisen, dem Besteilverhalten der Mitarbeiter und den Lieferanten. Katalogvergleiche, Sortimentsanalysen, Preissimulationen und andere Analysen bringen mehr Transparenz in den gesamten Bereich der Beschaffung von indirekten Gütern und Dienstleistungen. „Die Prozesskosten eines Unternehmens lassen sich mit einer Katalogsoftware um ein Drittel senken“, sagt Rolf J. Heiler, Chef der Heiler Software in Stuttgart. Ein herkömmlicher Beschaffungsprozess löst nach Expertenschätzungen Kosten zwischen 75 bis 180 Euro für das Unternehmen aus. Bei 500.000 Bestellungen - der Durchschnitt aller E-Beschaffungs-Kunden des Softwarehauses - kommt schon einiges zusammen.

Schneller Einkaufen
Neben den niedrigeren Kosten haben sich auch weitere Vorteile wie das höhere Tempo beim Einkauf nach der Untersuchung „Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2010“ des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) bei so gut wie allen Großunternehmen (90 Prozent) herumgesprochen. Von diesen Erleuchtungen durch E-Procurement sind viele mittelständische Unternehmen noch weit entfernt. Bei den kleineren und mittleren Firmen verzichten 40 Prozent zur Ganze auf die elektronische Beschaffungshilfe. 14 Prozent geben an, dass sie zumindest eine Einführung planen. Aber für 20 Prozent der Mittelständler bleiben solche Vorstellungen dauerhafte Visionen, weil sie über ein zu geringes Beschaffungsvolumen verfügen. Auch weitere E-Procurement-Tools wie E-Sourcing und Lieferantenbewertung oder Electronic Supply Chain Management (E-SCM) bringen wenig für kleine und mittlere Unternehmen. Hier halten sie sich mit 25 Prozent bei Ausschreibungen und 16 Prozent bei Auktionen sowie mit einer Beteiligung von jeweils einem Drittel an den beiden weiteren Instrumenten deutlich zurück. Selbst bei den eifrigen Betreibern solcher Lösungen zeigt sich dass vieles leichter gesagt als getan ist.

Das zeigt die BME-Untersuchung. Nur wenige Firmen haben es geschafft, sämtliche katalogfähigen Güter und Dienstleistungen ins System zu bringen. Auffällig ist auch, dass gerade mal zwei Drittel der Anwenderunternehmen weniger als die Hälfte der Kataloggüter über E-Procurement bestellen. Schuld an den schwachen Nutzerquoten sind überhastete Einführungsprojekte, die bei den Anwendern eine mangelnde Akzeptanz auslösen. Hinzu kommen unvollständige Konzeptionen, bei denen weder Verantwortliche benannt noch Vorarbeiten wie etwa eine für das System passende Aufbereitung der Materialgruppen stattfanden. „In diesem Vorzeigebereich für den Einsatz von E-Tools in der Beschaffung ist noch sehr viel zu tun“, sagt Professor Ronald Bogaschewsky, Mitinitiator der BME-Studie und Inhaber des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre und Industriebetriebslehre an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg.

Ob sich E-Procurement auch in kleinen und mittleren Unternehmen auf breiter Front durchsetzen wird, bleibt abzuwarten. Allein die ernstzunehmende Sorge, man könnte den persönlichen Kontakt zu den Kunden zu verlieren, lässt viele Unternehmer vor dem Einsatz einer elektronischen Beschaffungslösung zurückschrecken — nach wie vor.


CHECKLISTE
Diese zehn Fragen sollten Sie vor Einführung einer E-Procurement-Lösung beantworten.
Quelle: Kerkhoff Consulting

Den eigenen Bedarf kennen

  • Wie werden die Ziele des Unternehmens und des Einkaufs durch E-Procurement unterstützt?
  • WeIche Anforderungen haben Sie im Einkauf zur Prozessoptimierung und softwaretechnischen Unterstützung?
  • Welche Anzahl von lT-Einführungen kann Ihre Organisation bewältigen?
  • Wie genau lassen sich Ihre Anforderungen beschreiben?
  • Welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen sind möglich? Wie sieht die mittel- und langfristige Planung bei Ihren bisherigen lT-Systemen aus?
  • Welche Organisationseinheiten sind von der Einführung betroffen?
  • Soll eine Softwarelösung gekauft, gemietet oder eine Teilnahme an einer öffentlichen Plattform angestrebt werden?
  • Welche Software im Markt kann Ihre Anforderungen bedienen? Welche Antworten bieten die Anbieter bei Referenzen, Support, Flexibilität, lmplementierungszeit, Mehrsprachigkeit, Training und Schulungen, Skalierbarkeit, Nutzung von Standards sowie Anfangs- und laufenden Kosten?
  • Wie kann ein Rollout stattfinden, der schnelle Erfolge bringt (Standorte, Warengruppen)?
  • Stehen Ihnen alle internen Ressourcen für den Projektplan zur Einführung zur Verfügung? Steht das Management hinter der Einführung?