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07.10.2002

Einkauf ohne Strategie

Warum viele Unternehmen in Deutschland bei der Umstellung auf elektronische Beschaffungssysteme sehr oft gravierende Fehler begehen

 
 
 

Eigentlich lief in der Einkaufsabteilung von Debitel alles optimal – aber nur eigentlich. Denn die Beschaffung war beim Stuttgarter Telekomunternehmen fast genauso lasch organisiert wie in den meisten anderen deutschen Unternehmen dieser Größe: Die Einkäufer beschäftigten sich hauptsächlich mit administrativen Aufgaben und nur zu einem geringen Teil mit Beschaffungsstrategien. Rund ein Jahr ist es her, dass dem Debitel-Vorstand der Kragen platzte: Ein Einkauf State-of-the-Art muss her, hieß es aus der Chefetage. Jörg Wilhelm, der neue Leiter für Einkauf- und Logistik, sollte es umsetzen.

Wilhelm hätte sich eine IT-Lösung von einem der bekannten Anbieter installieren lassen können – Einkauf und Beschaffung per Knopfdruck am Computer. E-Procurement heißt diese viel gepriesene Technik. Aber Wilhelm vertraute Gerd Kerkhoff, einem der führenden Consultants in diesem Bereich. Der hat den Debitel-Manager schnell davon überzeugt, das eine rein technische Lösung nur noch mehr Probleme nach sich zieht: „Ich habe erlebt, dass die Umstellung auf E-Procurement die Prozesskosten glatt verdoppelt hat.“
Die Prozesse waren oft nicht definiert oder abgestimmt, meist waren gar nicht alle Lieferanten bekannt und das Einkaufspersonal nicht genügend geschult. Kerkhoff: „Da hilft auch keine elektronische Lösung.“ Bei Debitel wurden deshalb erst einmal die Beschaffungsprozesse analysiert und neu geordnet und vor allem die Einkäufer zur Weiterbildung geschickt. Und dann erst E-Procurement eingeführt.

Mit seinem Kurswechsel ist Debitel vielen Unternehmen weit voraus. E-Procurement wird zumeist als technisches Werkzeug verstanden, ansonsten aber bleibt im Einkauf alles beim Alten. Enttäuschung ist dabei programmiert: „E-Procurement allein löst kein Kosten- und Effizienzproblem. Ohne die Einbindung in eine Einkaufsstrategie nützt auch die beste Technik nichts,“ sagt Michael Wiedling, Unternehmensberater bei Deloitte Consulting. Der Mangel an strategischem Rückgrat ist auch dem E-Hype geschuldet, in dem Überlegen gleich Zögern hieß. „Viele Firmen haben die Komplexität unterschätzt und das Thema E-Procurement nicht zu Ende gedacht,“ sagt Wiedling.

E-Procurement hat sich daher jenseits einsamer Pilotprojekte, Testphasen oder Konzepte keinesfalls einen festen Platz im Methodenmix der Einkaufsabteilung erobert: In gerade einmal 22 Prozent der Unternehmen, so das Ergebnis einer Studie der Unternehmensberatung Deloitte Consulting, kommen Katalog-Management-Systeme dauerhaft zum Einsatz. Ebenso wenige führen überhaupt elektronische Auktionen durch – von deren regelmäßigem Einsatz ganz zu schweigen.

Schwerer wiegt allerdings, dass der Einkauf bisher unter Managern nicht gerade als strategische Schaltstelle des Unternehmens galt. Die geringe Bedeutung spiegelt sich auch in der Personalpolitik: „Trotz der enormen Bedeutung sind Topmanager eher im Verkauf und im Controlling zu finden als in der Beschaffung“, sagt Matthias Richter von der Hamburger Beratung Putz & Partner.

Das Resultat: Nicht Strategen, sondern Preisdrücker waren in der Einkaufsabteilung bisher zu Hause. In Zukunft, so das Ergebnis einer Studie der Strategieberatung Bain & Company, lassen sich mit den gängigen Einkäufermethoden kaum mehr als fünf Prozent einsparen. „Gefragt sind Kostenmanager, die über die gesamte Wertschöpfungskette eng mit den Lieferanten zusammenarbeiten und beispielsweise deren Kostenstrukturen kennen“, sagt Rudolf Pritzl, Einkaufsexperte bei Bain.

Dass die elektronische Beschaffung bisweilen nicht die erhofften Resultate bringt, liegt allerdings auch daran, dass nur wenige Unternehmen die ganze Palette des E-Procurement für sich zu nutzen wissen. Bisher dominierten Katalog-Management-Systeme, mit denen in erster Linie geringwertige Verbrauchsgüter für den täglichen Bedarf bestellt werden. Dabei lassen sich zwar vor allem Prozesskosten sparen, weit mehr zu holen ist aber über höherwertige Investitionsgüter, die beispielsweise per Onlineauktion beschafft werden.
Nicht nur ist der Anteil solcher waren am Einkaufsbudget deutlich größer: Onlineauktionen führen hier zu Einsparungen von durchschnittlich 16 Prozent bei den Materialpreisen, so das Ergebnis einer Studie der Unternehmensberater von Putz & Partner. Gleichwohl spielt E-Procurement in diesem Segment bisher kaum eine Rolle. Auktionen fristen ein Schattendasein. Erklären lässt sich das nicht allein damit, dass Maschinenteile schwerer zu spezifizieren sind als ein Radiergummi und sich nicht jedes Gut verauktionieren lässt. 52 Prozent der Unternehmen, die von Putz & Partner nach den Gründen für ihre Zurückhaltung gefragt wurden, antworteten schlicht, ihnen fehlten Informationen. Ausschließen will Richter auch nicht, dass sich die Mitarbeiter der Einkaufsabteilungen gegenüber neuen Sparpotenzialen reserviert zeigen, weil „sonst der Chef die Frage aufwirft, was die Einkaufsabteilung eigentlich bisher gemacht hat“.

Von Harald Ehren, Düsseldorf
und Isabell Reppert, Hamburg